Appareils et équipements
Notez l’ordinateur portable, le téléphone ou les clés remis à chacun : vous savez ce qui est sorti et qui l’a.
Recrutement et intégration
Un logiciel d’intégration des employés, de la candidature au premier jour
Omega People accompagne une nouvelle recrue de la candidature au premier jour, au même endroit. Les candidats postulent sur votre page carrières, la personne engagée saisit elle-même ses données grâce à un lien personnel, le contrat part en signature électronique, et une liste de contrôle, avec un responsable et une échéance pour chaque point, veille à ce que rien ne soit oublié. La liste part des exigences de votre pays.
Étape par étape
De la candidature au premier jour
- Le poste. Publiez une offre sur votre page carrières publique, avec un formulaire de candidature et le dépôt du CV.
- Le suivi des candidatures. Les candidats passent par les étapes Candidature, Présélection, Entretien et Offre, jusqu’à Engagé ou Refusé, et vous leur répondez par e-mail depuis le même endroit.
- Les données. La nouvelle recrue reçoit un lien personnel et saisit elle-même ses données d’identité et ses coordonnées bancaires. Personne ne recopie un formulaire.
- Le contrat. Créé à partir d’un modèle où les données de la personne s’insèrent d’elles-mêmes, puis envoyé en signature.
- La liste de contrôle. Chaque point a un responsable — les RH, le supérieur ou l’employé — et une échéance comptée à partir de la date d’entrée.
L’engagement lui-même attend dans la liste « À traiter » jusqu’à ce que quelqu’un le confirme : une fiche n’est jamais créée par erreur.
Signature
Ce qu’est, exactement, la signature électronique
La signature intégrée est une signature électronique simple. L’employé se connecte, ouvre le document et confirme. Un certificat est apposé dans le PDF, avec le signataire, la date et l’heure, l’adresse IP et l’empreinte SHA-256 du document.
Cela convient à beaucoup de contrats de travail, de règlements et d’accusés de réception du règlement du personnel. Ce n’est ni une signature avancée ni une signature qualifiée, et il n’y a ni signature manuscrite tracée à l’écran ni code à usage unique. Si un document exige une signature avancée, connectez votre propre compte Yousign et envoyez-le par ce biais.
Les documents peuvent aussi être envoyés en masse, avec accusé de lecture, rappels et dates d’échéance suivies par catégorie. Le niveau de signature qu’exige un document dépend du droit applicable : vérifiez-le avant de vous y fier.
Règles par pays
Par quoi la liste commence dans chaque pays
Chaque pays a sa liste de départ. Ajoutez, supprimez ou réattribuez des points selon votre façon d’engager.
| Pays | Points | Les quatre premiers |
|---|---|---|
| Suisse | 10 | Vérifier l’autorisation de travail ; Conditions de travail par écrit ; Annonce à la caisse de compensation AVS ; Demande d’allocations familiales |
| Royaume-Uni | 13 | Vérification du droit au travail ; Déclaration écrite des conditions d’emploi ; P45 ou starter checklist ; Notice d’information sur les données des salariés |
| États-Unis | 12 | Lettre d’offre signée ; Formulaire I-9, section 1 ; Formulaire I-9, section 2 — examen des documents ; Vérification E-Verify |
| Canada | 9 | Obtenir le numéro d’assurance sociale (NAS) ; Formulaires TD1 fédéral et provincial ; Québec : formulaire TP-1015.3-V ; Information écrite sur l’emploi |
| Australie | 11 | Remettre le Fair Work Information Statement ; Occasionnels : remettre le Casual Employment Information Statement ; CDD : remettre le Fixed Term Contract Information Statement ; Recueillir la déclaration TFN |
| Nouvelle-Zélande | 9 | Vérifier le droit de travailler (VisaView) ; Remettre le contrat de travail écrit ; Informer de l’existence d’une convention collective ; Recueillir la déclaration de code fiscal (IR330) |
Les règles de chaque pays ont été revues pour la dernière fois, sur la base des sources officielles, le 5 octobre 2026. Elles servent de point de départ et ne constituent pas un conseil juridique : contrats, conventions collectives et règlements d’entreprise peuvent prévoir autre chose, et vous pouvez modifier chaque valeur. La liste rappelle à la bonne personne ce qu’elle doit faire et garde la trace de ce qui a été fait ; elle ne transmet aucun formulaire à une autorité et ne vérifie pas les documents à votre place.
Autour du premier jour
Les à-côtés de l’intégration que l’on oublie d’habitude
Rappels de fin du temps d’essai
Une règle d’automatisation avertit le responsable, ou envoie un e-mail, quand un temps d’essai touche à sa fin.
Formations obligatoires
Les formations de santé et de sécurité de votre pays, avec leurs dates d’échéance, suivies à côté du reste du dossier.
Un vrai mot de bienvenue
Les annonces partent vers les personnes que vous choisissez, avec accusé de lecture : l’équipe sait qui arrive.
Départs
Une liste de sortie par pays, avec les mêmes responsables et échéances, pour le jour où quelqu’un s’en va.
Le personnel en place
Importez les personnes que vous employez déjà depuis un fichier CSV ou .xlsx, avec un test préalable et une annulation possible.
Questions
Ce qu’on nous demande à ce sujet
Que doit contenir une liste de contrôle pour un nouvel employé ?
Cela dépend du pays. Omega People vous donne une liste de départ pour chacun : 10 points pour la Suisse, à commencer par Vérifier l’autorisation de travail ; Conditions de travail par écrit ; Annonce à la caisse de compensation AVS ; Demande d’allocations familiales ; 9 pour le Canada, à commencer par Obtenir le numéro d’assurance sociale (NAS) ; Formulaires TD1 fédéral et provincial ; Québec : formulaire TP-1015.3-V ; Information écrite sur l’emploi. Vous pouvez ajouter, supprimer et réattribuer des points. Les listes ont été revues pour la dernière fois le 5 octobre 2026 et ne constituent pas un conseil juridique.
La signature électronique est-elle juridiquement valable ?
La signature intégrée est une signature électronique simple : l’employé connecté confirme, et un certificat avec le signataire, la date et l’heure, l’adresse IP et l’empreinte SHA-256 est apposé dans le PDF. Ce n’est ni une signature avancée ni une signature qualifiée. Pour une signature avancée, vous pouvez connecter votre propre compte Yousign. Savoir si une signature simple suffit dépend du document et du droit applicable.
Omega People annonce-t-il le nouvel employé à la caisse de compensation ou aux autorités à ma place ?
Non. La liste de contrôle attribue chaque étape à une personne, avec une échéance, et note quand elle a été faite ; vous pouvez conserver les documents remplis dans le dossier de l’employé. Omega People ne transmet aucun formulaire à une autorité ou à une assurance, ne vérifie pas les pièces d’identité et n’établit pas les salaires.
Combien coûte un logiciel d’intégration des employés ?
Omega People coûte 45 CHF par mois pour une entreprise jusqu’à 25 employés, hors taxes, quel que soit le nombre de personnes engagées dans le mois. Recrutement, intégration, documents et signature électronique sont compris, comme tous les autres modules. Le premier mois est offert, sans carte de crédit.
Pour commencer
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Créez un espace de travail, choisissez votre pays et ouvrez la liste de contrôle qui l’accompagne. Le premier mois est offert, sans carte.
- Sans carte de crédit
- Rien n’est débité tant que vous n’ajoutez pas de carte