Geräte und Ausstattung
Halten Sie fest, wer welchen Laptop, welches Telefon oder welche Schlüssel erhalten hat. So wissen Sie, was draussen ist und bei wem.
Recruiting und Onboarding
Onboarding-Software: von der Bewerbung bis zum ersten Arbeitstag
Omega People begleitet neue Mitarbeitende von der Bewerbung bis zum ersten Arbeitstag an einem Ort. Bewerbende melden sich über Ihre Karriereseite, die eingestellte Person erfasst ihre Personalien selbst über einen persönlichen Link, der Vertrag geht zur elektronischen Signatur, und eine Checkliste mit einer zuständigen Person und einer Frist für jeden Punkt sorgt dafür, dass nichts vergessen geht. Die Checkliste geht von den Anforderungen Ihres Landes aus.
Schritt für Schritt
Von der Bewerbung bis zum ersten Arbeitstag
- Die Stelle. Sie veröffentlichen sie auf Ihrer öffentlichen Karriereseite, mit Bewerbungsformular und Lebenslauf-Upload.
- Der Bewerbungsprozess. Bewerbende durchlaufen Beworben, Vorauswahl, Vorstellungsgespräch und Angebot bis Eingestellt oder Abgelehnt, und Sie antworten ihnen per E-Mail vom selben Ort aus.
- Die Personalien. Die neue Person erhält einen persönlichen Link und erfasst Ausweis- und Bankangaben selbst. Niemand tippt ein Formular ab.
- Der Vertrag. Er entsteht aus einer Vorlage, in die die Angaben der Person eingesetzt werden, und geht zur Signatur.
- Die Checkliste. Jeder Punkt hat eine zuständige Person – HR, die vorgesetzte Person oder die neue Mitarbeiterin, der neue Mitarbeiter – und eine Frist, gezählt ab dem Eintrittsdatum.
Der Eintritt selbst wartet unter «Zu erledigen», bis ihn jemand bestätigt. So wird kein Personaldossier aus Versehen angelegt.
Signatur
Was die elektronische Signatur genau ist
Die eingebaute Signatur ist eine einfache elektronische Signatur. Die Person meldet sich an, öffnet das Dokument und bestätigt. Ins PDF wird ein Nachweis eingefügt: wer unterzeichnet hat, Datum und Uhrzeit, die IP-Adresse und der SHA-256-Fingerabdruck des Dokuments.
Das passt für die meisten Arbeitsverträge, Reglemente und Kenntnisnahmen. Eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur ist es nicht, und es gibt weder eine gezeichnete Unterschrift noch einen Einmalcode. Braucht ein Dokument eine fortgeschrittene Signatur, verbinden Sie Ihr eigenes Yousign-Konto und senden es darüber.
Dokumente lassen sich auch gesammelt versenden, mit Lesebestätigung, Erinnerungen und Ablaufdaten nach Kategorie. Welche Signaturstufe ein Dokument braucht, hängt vom Dokument und vom anwendbaren Recht ab – klären Sie das, bevor Sie sich darauf verlassen.
Länderregeln
Womit die Checkliste in jedem Land beginnt
Jedes Land hat seine eigene Ausgangsliste. Ergänzen, streichen oder verteilen Sie die Punkte so, wie Sie tatsächlich einstellen.
| Land | Punkte | Die ersten vier |
|---|---|---|
| Schweiz | 10 | Arbeitsbewilligung prüfen, Schriftliche Arbeitsbedingungen, Anmeldung bei der AHV-Ausgleichskasse, Antrag Familienzulagen |
| Vereinigtes Königreich | 13 | Prüfung der Arbeitserlaubnis, Schriftlicher Nachweis der Arbeitsbedingungen, P45 oder Starter Checklist, Datenschutzhinweis für Beschäftigte |
| USA | 12 | Unterzeichnetes Angebotsschreiben, Formular I-9, Abschnitt 1, Formular I-9, Abschnitt 2 — Dokumente prüfen, E-Verify-Prüfung |
| Kanada | 9 | Sozialversicherungsnummer erfassen, Bundes- und Provinzformular TD1, Québec: Formular TP-1015.3-V, Schriftliche Angaben zur Stelle |
| Australien | 11 | Fair Work Information Statement aushändigen, Gelegenheitsbeschäftigte: Casual Employment Information Statement aushändigen, Befristete: Fixed Term Contract Information Statement aushändigen, TFN-Erklärung einholen |
| Neuseeland | 9 | Arbeitserlaubnis prüfen (VisaView), Schriftlichen Arbeitsvertrag aushändigen, Über einen Tarifvertrag informieren, Steuercode-Erklärung einholen (IR330) |
Die Länderregeln wurden zuletzt am 5. Oktober 2026 mit offiziellen Quellen abgeglichen. Sie sind ein Ausgangspunkt und keine Rechtsberatung: Arbeitsverträge, Gesamtarbeitsverträge (GAV) und Branchenregelungen können abweichen, und Sie können jeden Wert ändern. Die Checkliste erinnert die zuständige Person an jeden Schritt und hält fest, dass er erledigt wurde; sie reicht keine Formulare bei Behörden oder Versicherungen ein und prüft keine Dokumente für Sie.
Rund um den ersten Tag
Was beim Onboarding gern vergessen geht
Erinnerung an die Probezeit
Eine Automatisierungsregel benachrichtigt die vorgesetzte Person oder sendet eine E-Mail, bevor eine Probezeit endet.
Pflichtschulungen
Kurse zur Arbeitssicherheit für Ihr Land, mit Ablaufdatum, neben dem übrigen Personaldossier geführt.
Ein richtiges Willkommen
Mitteilungen gehen an die Personen, die Sie auswählen, mit Lesebestätigung. So weiss das Team, wer anfängt.
Austritt
Eine Austritts-Checkliste pro Land, mit denselben Zuständigkeiten und Fristen, für den Tag, an dem jemand geht.
Bestehende Belegschaft
Wer schon bei Ihnen arbeitet, kommt aus einer CSV- oder .xlsx-Datei ins System – erst im Testlauf, und der Import lässt sich rückgängig machen.
Fragen
Was man uns dazu fragt
Was gehört auf eine Onboarding-Checkliste?
Das hängt vom Land ab. Omega People gibt Ihnen für jedes eine Ausgangsliste: 10 Punkte für die Schweiz, beginnend mit Arbeitsbewilligung prüfen, Schriftliche Arbeitsbedingungen, Anmeldung bei der AHV-Ausgleichskasse, Antrag Familienzulagen; 13 für das Vereinigte Königreich, beginnend mit Prüfung der Arbeitserlaubnis, Schriftlicher Nachweis der Arbeitsbedingungen, P45 oder Starter Checklist, Datenschutzhinweis für Beschäftigte. Sie können Punkte ergänzen, streichen und anderen Personen zuweisen. Die Listen wurden zuletzt am 5. Oktober 2026 überprüft und sind keine Rechtsberatung.
Ist die elektronische Signatur rechtsgültig?
Die eingebaute Signatur ist eine einfache elektronische Signatur: Die angemeldete Person bestätigt, und ins PDF wird ein Nachweis mit Unterzeichner, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse und SHA-256-Fingerabdruck eingefügt. Eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur ist es nicht. Für eine fortgeschrittene Signatur können Sie Ihr eigenes Yousign-Konto verbinden. Ob eine einfache Signatur genügt, hängt vom Dokument und vom anwendbaren Recht ab.
Meldet Omega People neue Mitarbeitende bei der AHV-Ausgleichskasse oder der Pensionskasse an?
Nein. Die Checkliste weist jeden Schritt einer Person mit Frist zu und hält fest, wann er erledigt wurde; die ausgefüllten Unterlagen können Sie im Personaldossier ablegen. Omega People reicht keine Anmeldungen oder Formulare bei Behörden und Versicherungen ein, prüft keine Ausweise oder Bewilligungen und rechnet keine Löhne ab.
Was kostet eine Onboarding-Software?
Omega People kostet CHF 45 pro Monat für ein Unternehmen mit bis zu 25 Mitarbeitenden (exkl. MwSt.), egal wie viele Personen Sie im Monat einstellen. Recruiting, Onboarding, Dokumente und E-Signatur sind zusammen mit allen anderen Modulen enthalten. Der erste Monat ist gratis, eine Kreditkarte braucht es nicht.
Loslegen
Beim nächsten Eintritt ist der Papierkram vor dem ersten Tag erledigt
Richten Sie Ihren Arbeitsbereich ein, wählen Sie Ihr Land und öffnen Sie die Checkliste, die dazugehört. Der erste Monat ist gratis, ohne Kreditkarte.
- Keine Kreditkarte nötig
- Belastet wird nur, wenn Sie eine Karte hinterlegen