1. Désactivées par défaut, et c’est vous qui choisissez où s’exécute le modèle
Les fonctionnalités d’intelligence artificielle d’Omega People sont désactivées par défaut. Un propriétaire ou un administrateur les active dans les réglages de l’espace de travail et choisit, à ce moment-là, où s’exécute le modèle. Il existe deux modes, et la différence est importante.
- Dans le navigateur. Le modèle de langage est téléchargé sur l’appareil de la personne qui l’utilise et s’y exécute. Les questions et les réponses ne sont transmises à aucun fournisseur d’IA. Les fichiers du modèle sont téléchargés une seule fois depuis les dépôts publics qui les distribuent et conservés dans le cache du navigateur. Ce mode nécessite un ordinateur récent, et les modèles qui tiennent dans un navigateur sont moins performants.
- Avec un fournisseur externe. Le client saisit sa propre clé d’API auprès d’un fournisseur qu’il a choisi — Anthropic, OpenAI ou Google. Les requêtes ne transitent par notre serveur que pour être transmises à ce fournisseur ; nous ne les utilisons à aucune autre fin. La clé est stockée chiffrée dans la base de données propre à l’espace de travail, n’est plus jamais affichée après sa saisie et n’est transmise au fournisseur que dans l’en-tête d’une requête. Seuls les propriétaires, les administrateurs et les membres de l’équipe peuvent utiliser l’assistant (pas les comptes employés), et le nombre de demandes par personne est limité.
Nous n’exploitons aucun modèle qui nous soit propre et nous n’avons aucun fournisseur d’IA au niveau de la plateforme : si vous n’activez aucun mode, aucune donnée de votre espace de travail ne parvient à un modèle.
2. Ce que font les fonctionnalités et les données qu’elles reçoivent
| Fonctionnalité | Ce qu’elle fait | Ce que reçoit le modèle |
|---|---|---|
| Assistant | Répond aux questions posées en langage courant par les utilisateurs de l’espace de gestion — par exemple qui est absent un jour donné, quelles demandes sont en attente, qui n’a pas pointé, combien a été dépensé en notes de frais — et, sur demande, prépare deux actions : un rappel aux personnes qui n’ont pas pointé, et une proposition pour couvrir les horaires à pourvoir. | La question, la conversation en cours et le résultat des recherches qu’il effectue pour répondre : noms des employés, avec leur poste, leur service et leur site, et données relatives à leurs présences, absences, demandes, horaires, notes de frais, totaux de rémunération et échéances à venir (par exemple visites médicales, formations, contrats), dans la limite des modules et des personnes que l’utilisateur qui pose la question est autorisé à voir. Les motifs d’absence que l’entreprise a marqués comme confidentiels sont masqués aux utilisateurs qui ne peuvent pas les voir. Il reçoit également le nom de l’espace de travail et de ses modules, ainsi qu’un bref résumé des règles générales du droit du travail du pays. |
| Lecture d’un justificatif | Lit la photographie d’un justificatif et propose le montant, la date, le commerçant et la catégorie d’une note de frais, que la personne confirme ou corrige. Disponible uniquement avec un fournisseur externe. | L’image du justificatif et la liste des catégories de frais de l’entreprise. |
| Texte des messages automatiques | Si une règle des Automatisations le demande, rédige le texte de la notification ou de l’e-mail que la règle envoie. Disponible uniquement avec un fournisseur externe. | L’instruction écrite dans la règle et les données de l’événement qui l’a déclenchée — par exemple le nom de l’employé et les dates concernées ou, pour une règle déclenchée par le formulaire de contact d’un site que vous avez publié, le nom, les coordonnées et le message du visiteur. |
L’assistant n’interroge jamais librement la base de données : il ne peut appeler qu’un ensemble fixe de recherches que nous avons écrites, dont chacune applique les mêmes autorisations que les écrans de l’application. Un assistant d’un espace de travail ne peut pas atteindre les données d’un autre espace de travail, qui résident dans une base de données distincte.
3. Aucune décision automatisée concernant des personnes
Aucune fonctionnalité d’IA d’Omega People ne prend de décision concernant un employé ou un candidat. En particulier, et cette page sera modifiée avant que quoi que ce soit ne change sur ces points :
- l’IA ne présélectionne ni ne classe les candidats et ne lit pas les CV ;
- l’IA n’évalue pas les performances, ne rédige ni ne note les entretiens d’évaluation, et ne suggère ni mesures disciplinaires ni licenciements ;
- l’IA n’approuve ni ne refuse les congés, les notes de frais, les heures supplémentaires ou toute autre demande ;
- l’IA n’est pas utilisée sur les signalements reçus par le canal d’alerte ;
- l’IA ne reconnaît pas les visages, ne déduit pas les émotions et ne catégorise pas les personnes à partir de données biométriques.
Les deux actions que l’assistant peut préparer nécessitent toujours la confirmation explicite d’une personne, et seuls les utilisateurs disposant de l’autorisation de gestion sur le module concerné peuvent les demander. Le rappel n’est envoyé qu’après que l’utilisateur a vu la liste des destinataires et donné son accord. La proposition d’horaires — établie par les règles de planification de l’application (temps de repos, absences, disponibilités, heures contractuelles), et non par le modèle de langage — est enregistrée sous forme de brouillons qu’un responsable vérifie et publie depuis le Planning des horaires.
Il n’existe donc aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques à l’égard d’une personne ou l’affectant de manière significative de façon similaire (art. 22 du RGPD). Si vous utilisez le résultat des fonctionnalités d’IA comme l’un des éléments d’une décision concernant une personne, la décision — et l’obligation de l’expliquer — vous appartient.
4. Comment ces fonctionnalités sont classées
- Aucune pratique interdite au sens de l’art. 5 du règlement sur l’IA : pas de notation sociale, pas de manipulation, pas de reconnaissance des émotions sur le lieu de travail, pas de catégorisation biométrique.
- Non conçues comme un système à haut risque. L’annexe III du règlement sur l’IA considère comme à haut risque les systèmes d’IA destinés à recruter ou à sélectionner des personnes, à prendre des décisions de promotion, de licenciement ou d’attribution des tâches fondées sur le comportement individuel ou sur des traits personnels, ou à surveiller et évaluer les travailleurs. Les fonctionnalités ci-dessus ne sont pas destinées à ces fins et ne doivent pas être utilisées à ces fins (voir la Politique d’utilisation acceptable).
- Transparence (art. 50). L’assistant est présenté comme un assistant d’IA, et ce qu’il produit est affiché comme son résultat. Lorsque vous envoyez à des personnes un texte rédigé avec l’IA, la transparence à leur égard reste votre obligation en tant qu’utilisateur.
Au sens du règlement sur l’IA, le Prestataire fournit les fonctionnalités d’IA intégrées à l’application ; le client qui les active en est le déployeur ; le fournisseur du modèle que le client choisit est le fournisseur de ce modèle d’IA à usage général. Si vous n’êtes pas établi dans l’Union européenne, les règles de votre propre pays en matière d’IA peuvent également s’appliquer à vous — aux États-Unis, par exemple, celles de la ville de New York sur les outils automatisés de décision en matière d’emploi.
5. Vos données et l’entraînement des modèles
OutLine Digital Agency n’utilise pas les données des clients pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle, ni les siens ni ceux de tiers, et ne les communique à personne à cette fin. Que le fournisseur que vous avez choisi le fasse ou non avec ce que vous lui envoyez dépend de votre contrat avec ce fournisseur.
6. Utiliser l’IA de manière responsable avec les données du personnel
- Informez votre personnel. Si vous activez les fonctionnalités d’IA, indiquez-le dans l’avis de confidentialité destiné à votre personnel — y compris le fournisseur que vous avez choisi et le lieu où il traite les données — et, lorsque votre droit l’exige, informez ou consultez au préalable les représentants du personnel.
- Toujours vérifier. Les modèles produisent des textes plausibles même lorsqu’ils sont faux : une date ou un chiffre inventé passe inaperçu précisément parce qu’il est bien écrit. Les chiffres qui font foi sont ceux des écrans de l’application.
- Ce n’est pas un conseil juridique. Ce que dit l’assistant sur les congés, le préavis, les heures supplémentaires ou la rémunération est une indication générale tirée des packs de règles par pays, dans les limites énoncées à l’article 10 des Conditions d’utilisation.
- Tenez les données de santé à l’écart des modèles externes. Ne saisissez pas dans l’assistant de diagnostics, le contenu de certificats médicaux ou le contenu d’un signalement reçu par le canal d’alerte. Si les données de votre personnel sont particulièrement sensibles, préférez le mode dans le navigateur.
- Aucune décision concernant des personnes. Un texte généré ne doit pas décider d’une embauche, d’un licenciement, d’une sanction ou d’une évaluation : cette décision appartient à une personne.
- Formez les personnes qui l’utilisent (art. 4 du règlement sur l’IA) : ce qu’elle fait, où elle se trompe, quand ne pas s’y fier.
7. Contact
Pour toute question sur les fonctionnalités d’IA, ou pour savoir comment les désactiver, écrivez à amministrazione@outlinedigital.it.