Künstliche Intelligenz · Omega People

1. Standardmässig ausgeschaltet, und Sie wählen, wo das Modell läuft

Die Funktionen der künstlichen Intelligenz von Omega People sind standardmässig ausgeschaltet. Eine Inhaberin, ein Inhaber, eine Administratorin oder ein Administrator schaltet sie in den Einstellungen des Arbeitsbereichs ein und wählt in diesem Moment, wo das Modell läuft. Es gibt zwei Modi, und der Unterschied ist wesentlich.

Im Browser. Das Sprachmodell wird auf das Gerät der Person heruntergeladen, die es nutzt, und läuft dort. Fragen und Antworten gehen an keinen KI-Anbieter. Die Dateien des Modells werden einmal aus den öffentlichen Repositorys heruntergeladen, die sie verteilen, und im Cache des Browsers aufbewahrt. Dafür ist ein neuerer Computer nötig, und die Modelle, die in einen Browser passen, sind weniger leistungsfähig.
Mit einem externen Anbieter. Der Kunde gibt seinen eigenen API-Schlüssel für einen von ihm gewählten Anbieter ein — Anthropic, OpenAI oder Google. Die Anfragen laufen nur über unseren Server, um an diesen Anbieter weitergeleitet zu werden; wir verwenden sie zu keinem anderen Zweck. Der Schlüssel wird verschlüsselt in der eigenen Datenbank des Arbeitsbereichs gespeichert, nach der Eingabe nie wieder angezeigt und dem Anbieter nur im Header einer Anfrage übermittelt. Den Assistenten können nur Inhaber, Administratoren und Teammitglieder nutzen (keine Mitarbeitendenkonten), und die Zahl der Anfragen pro Person ist begrenzt.

Wir betreiben kein eigenes Modell und haben keinen KI-Anbieter auf Plattformebene: Wenn Sie keinen Modus einschalten, gelangen keine Daten aus Ihrem Arbeitsbereich an irgendein Modell.

2. Was die Funktionen tun und welche Daten sie erhalten

Funktion	Was sie tut	Was das Modell erhält
Assistent	Beantwortet Fragen, die die Benutzer des Verwaltungsbereichs in natürlicher Sprache stellen — zum Beispiel, wer an einem bestimmten Tag abwesend ist, welche Anträge offen sind, wer nicht gestempelt hat, wie viel für Spesen ausgegeben wurde —, und bereitet auf Wunsch zwei Aktionen vor: eine Erinnerung an Personen, die nicht gestempelt haben, und einen Vorschlag zur Besetzung offener Schichten.	Die Frage, den bisherigen Gesprächsverlauf und das Ergebnis der Abfragen, die er zur Beantwortung vornimmt: Namen von Mitarbeitenden mit Funktion, Abteilung und Standort sowie Daten zu ihrer Anwesenheit, ihren Abwesenheiten, Anträgen, Schichten, Spesen, Lohnsummen und anstehenden Fristen (zum Beispiel ärztliche Untersuchungen, Schulungen, Verträge), beschränkt auf die Module und die Personen, die der fragende Benutzer sehen darf. Abwesenheitsgründe, die das Unternehmen als vertraulich gekennzeichnet hat, bleiben Benutzern verborgen, die sie nicht sehen dürfen. Ausserdem erhält er den Namen des Arbeitsbereichs und seiner Module sowie eine kurze Zusammenfassung der allgemeinen arbeitsrechtlichen Regeln des Landes.
Beleg auslesen	Liest das Foto eines Belegs aus und schlägt Betrag, Datum, Händler und Kategorie einer Spesenabrechnung vor, die die Person bestätigt oder korrigiert. Nur mit einem externen Anbieter verfügbar.	Das Bild des Belegs und die Liste der Spesenkategorien des Unternehmens.
Text automatischer Nachrichten	Verfasst, wenn eine Regel unter Automatisierungen es verlangt, den Text der Benachrichtigung oder der E-Mail, die die Regel versendet. Nur mit einem externen Anbieter verfügbar.	Die in der Regel hinterlegte Anweisung und die Daten des auslösenden Ereignisses — zum Beispiel den Namen der oder des Mitarbeitenden und die betreffenden Daten oder, bei einer Regel, die durch das Kontaktformular einer von Ihnen veröffentlichten Website ausgelöst wird, Name, Kontaktdaten und Nachricht der Besucherin oder des Besuchers.

Der Assistent fragt die Datenbank nie frei ab: Er kann nur einen festen Satz von Abfragen aufrufen, die wir geschrieben haben und von denen jede dieselben Berechtigungen anwendet wie die Ansichten der Anwendung. Ein Assistent in einem Arbeitsbereich kann die Daten eines anderen Arbeitsbereichs nicht erreichen: Sie liegen in einer anderen Datenbank.

3. Keine automatisierten Entscheidungen über Personen

Keine KI-Funktion von Omega People trifft eine Entscheidung über eine Mitarbeitende, einen Mitarbeitenden oder eine sich bewerbende Person. Insbesondere gilt — und diese Seite ändert sich, bevor sich daran etwas ändert:

die KI sortiert Bewerbende nicht vor, erstellt keine Rangfolge und liest keine Lebensläufe;
die KI beurteilt keine Leistung, verfasst oder bewertet keine Beurteilungen und schlägt keine Disziplinarmassnahmen oder Kündigungen vor;
die KI genehmigt oder lehnt weder Abwesenheiten noch Spesen, Überstunden oder sonstige Anträge ab;
die KI wird nicht auf die über die Meldestelle eingegangenen Meldungen angewendet;
die KI erkennt keine Gesichter, leitet keine Emotionen ab und kategorisiert Personen nicht anhand biometrischer Daten.

Die beiden Aktionen, die der Assistent vorbereiten kann, erfordern stets die ausdrückliche Bestätigung durch einen Menschen, und nur Benutzer mit Verwaltungsberechtigung für das betreffende Modul können sie anfordern. Die Erinnerung wird erst gesendet, nachdem der Benutzer die Liste der Empfänger gesehen und zugestimmt hat. Der Schichtvorschlag — den die Planungsregeln der Anwendung erstellen (Ruhezeiten, Abwesenheiten, Verfügbarkeiten, Vertragsstunden), nicht das Sprachmodell — wird in Form von Entwürfen gespeichert, die eine Vorgesetzte oder ein Vorgesetzter in der Schichtplanung prüft und veröffentlicht.

Es gibt daher keine ausschliesslich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung, die einer Person gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO). Wenn Sie die Ausgaben der KI-Funktionen als eine der Grundlagen für eine Entscheidung über jemanden heranziehen, liegt die Entscheidung — und die Pflicht, sie zu erklären — bei Ihnen.

4. Wie diese Funktionen einzuordnen sind

Keine verbotene Praktik nach Art. 5 der KI-Verordnung: kein Social Scoring, keine Manipulation, keine Emotionserkennung am Arbeitsplatz, keine biometrische Kategorisierung.
Nicht als Hochrisiko-System konzipiert. Anhang III der KI-Verordnung stuft als hochriskant die KI-Systeme ein, die dazu bestimmt sind, Personen einzustellen oder auszuwählen, Entscheidungen über Beförderung, Kündigung oder die Zuweisung von Aufgaben auf der Grundlage individuellen Verhaltens oder persönlicher Merkmale zu treffen oder Beschäftigte zu überwachen und zu bewerten. Die oben beschriebenen Funktionen sind nicht für diese Zwecke bestimmt und dürfen nicht dafür verwendet werden (siehe die Richtlinie zur zulässigen Nutzung).
Transparenz (Art. 50). Der Assistent wird als KI-Assistent vorgestellt, und was er erzeugt, wird als seine Ausgabe angezeigt. Wenn Sie Personen einen mit KI verfassten Text senden, bleibt die Transparenz ihnen gegenüber Ihre Pflicht als Nutzer.

Im Sinne der KI-Verordnung stellt der Anbieter die in die Anwendung integrierten KI-Funktionen bereit; der Kunde, der sie einschaltet, ist ihr Betreiber; der Anbieter des vom Kunden gewählten Modells ist der Anbieter dieses KI-Modells mit allgemeinem Verwendungszweck. Wenn Sie nicht in der Europäischen Union niedergelassen sind, können für Sie zusätzlich die KI-Vorschriften Ihres eigenen Landes gelten — in den Vereinigten Staaten zum Beispiel die Vorschriften der Stadt New York über automatisierte Werkzeuge für Personalentscheidungen.

5. Ihre Daten und das Training von Modellen

OutLine Digital Agency verwendet Kundendaten nicht zum Training von KI-Modellen, weder eigener noch fremder, und gibt sie zu diesem Zweck an niemanden weiter. Ob der von Ihnen gewählte Anbieter dies mit dem tut, was Sie ihm senden, hängt von Ihrem Vertrag mit diesem Anbieter ab.

6. KI verantwortungsvoll mit Personaldaten nutzen

Informieren Sie Ihr Personal. Wenn Sie KI-Funktionen einschalten, geben Sie dies in Ihrer Datenschutzerklärung für das Personal an — einschliesslich des gewählten Anbieters und des Orts, an dem er Daten verarbeitet — und informieren oder hören Sie, wo Ihr Recht es verlangt, zuvor die Arbeitnehmervertretung an.
Immer prüfen. Modelle erzeugen plausible Texte, auch wenn sie falsch sind: Ein erfundenes Datum oder eine erfundene Zahl fällt gerade deshalb nicht auf, weil der Text gut geschrieben ist. Massgeblich sind die Zahlen in den Ansichten der Anwendung.
Es ist keine Rechtsberatung. Was der Assistent zu Abwesenheiten, Kündigungsfristen, Überstunden oder Vergütung sagt, ist eine allgemeine Orientierungshilfe aus den Länderregelpaketen, mit den in Artikel 10 der Nutzungsbedingungen genannten Grenzen.
Halten Sie Gesundheitsdaten von externen Modellen fern. Geben Sie keine Diagnosen, nicht den Inhalt ärztlicher Bescheinigungen und nicht den Inhalt einer Meldung an die Meldestelle in den Assistenten ein. Sind die Daten Ihres Personals besonders sensibel, bevorzugen Sie den Modus im Browser.
Keine Entscheidungen über Personen. Ein generierter Text darf nicht über eine Einstellung, eine Kündigung, eine Sanktion oder eine Beurteilung entscheiden: Diese Entscheidung trifft ein Mensch.
Schulen Sie die Personen, die sie nutzen (Art. 4 KI-Verordnung): was sie tut, wo sie sich irrt, wann man ihr nicht trauen sollte.

7. Kontakt

Bei Fragen zu den KI-Funktionen oder dazu, wie Sie sie ausschalten, schreiben Sie an amministrazione@outlinedigital.it.